(７)進捗報告

選挙ドットウィン！

(7) 進捗報告

◎業務の進捗内容を確認し、依頼者様へ報告します

業務開始後は、実施した内容や進捗状況などを確認し、依頼者様へご報告します。
政治活動における現場業務は、実際に想定しえないことも起こり得ることが少なくありません。
そのため、単に「業務を開始しました」という報告だけではなく、どのような状況なのか、問題や課題が発生していないかなどを共有することが重要です。

●進捗報告でお伝えする主な内容

・実施した業務内容
・活動した地域
・作業の進捗状況
・対応件数や作業件数
・現場で確認した状況
・発生した問題や課題
・今後の対応予定
・追加で確認が必要な事項
・スケジュールの進行状況

たとえば、ポスター掲示支援であれば、掲示活動の進捗状況や対応状況などを確認し、依頼者様へ共有します。
また、地域活動の場合には、活動中に得られた地域の状況や現場での反応など、今後の活動を検討するうえで参考となる情報を共有できる場合もあります。
進捗状況を定期的に共有することで、依頼者様が「今後、地域とどのように関わり合い、活動を継続していくのか」を把握できるようにします。
さらに、当初の計画から変更が必要となる場合や、現場で新たな課題が発生した場合には、状況を共有したうえで、今後の対応について協議します。
選挙ドットウィンは、依頼を受けて終わりではなく、業務の状況を確認しながら、依頼者様と情報を共有し、最後まで責任を持って業務に取り組みます。

ポスター掲示完了後、進捗状況の詳細をご報告
ポスター掲示完了後、下記の進捗状況の詳細をご報告させていただきます。
ご提出物/納品物(①画像写真一覧,②住所一覧,③掲示許可承諾者のお名前(分かる場合)および店舗名一覧など)をご提出いたします。
※進捗報告の方法につきましては、Q&A【29】進捗報告についてをご覧ください。

■選挙ドットウィンにご依頼いただく際の7つの流れ

選挙ドットウィンでは、候補予定者様、現職議員様、政治団体様、選挙関係者様などからご依頼をいただいた際に、(1)事前説明 (2)要望確認 (3)見積提出 (4)契約締結 (5)入金確認 (6)稼働開始 (7)進捗報告 まで、段階を踏んで丁寧に対応しています。

「何を依頼できるのか分からない」
「どのくらいの費用がかかるのか知りたい」
「自分たちだけでは人手が足りない」
「地域での活動を効率的に進めたい」

このようなお悩みをお持ちの場合でも、まずは現在の状況やご希望をお聞かせください。

ご依頼いただく業務内容に応じて、必要な作業、対応範囲、実施方法、スケジュールなどを整理し、双方が内容を確認したうえで業務をスタートします。

(1) 事前説明

◎まずは、選挙ドットウィンのサービス内容をご説明します

選挙ドットウィンへのご依頼をご検討いただく際は、まず「どのような業務を依頼できるのか」「どこまで対応してもらえるのか」「依頼する場合には何を準備すればよいのか」などについて、事前にご説明します。
選挙・政治活動に関する業務は、公職選挙法をはじめとする各種法令を遵守した業務委託となりますので、活動の時期や目的、対象となる地域、活動方法などによって、実施できる内容や注意すべき事項が変わる場合があります。
そのため、選挙ドットウィンでは、ご依頼をいただく前の段階で、業務の概要や進め方、対応可能な範囲などをできる限り分かりやすくご説明します。
たとえば、ドブ板活動に関するサポート、ポスター掲示に関する支援、地域へのあいさつ活動、戸別訪問に関するサポート、ポスティング、地域情報の収集、活動エリアの整理など、ご希望の内容を確認しながら、どのような形でサポートできるのかを検討します。
また、政治活動・選挙活動に関する業務については、実施時期や活動内容によって関係法令への配慮が必要となるため、法令を遵守した適正な活動を基本として、業務内容を確認します。
「依頼したいことは決まっているが、具体的な依頼方法が分からない」という場合でも問題ありません。
まずは現在抱えている課題や、「こういうことをしてほしい」というご希望をお聞かせください。
選挙ドットウィンが、実際の業務内容に落とし込むための第一歩をサポートします。

●事前説明で確認する主な内容

・ご希望のサービス内容
・依頼を検討している業務の範囲
・活動を希望する地域
・活動を希望する時期
・想定される活動期間
・必要となる人員や作業量
・活動方法や実施内容
・依頼者様側でご準備いただくもの
・業務を進める際の注意事項
・関係法令を踏まえた活動上の留意点

事前に内容を共有することで、依頼者様と選挙ドットウィンとの間で認識のズレが生じないようにします。

(2) 要望確認

◎お客様の具体的なご要望と課題を詳しくお聞きします

事前説明の次は、実際に「何をしてほしいのか」「どのような結果を目指しているのか」を詳しく確認します。
同じ「ドブ板活動を依頼したい」というご相談でも、候補予定者様によって抱えている課題は異なります。
「地域を歩く人手が足りない」
「ポスター掲示のための人員を確保したい」
「これまで活動できていなかった地域を重点的に回りたい」
「地域の方々へのあいさつ活動を強化したい」
「自分自身は政治活動に集中したいので、周辺業務を任せたい」など、さまざまなご要望があります。
そこで選挙ドットウィンでは、単にご依頼いただいた作業だけを確認するのではなく、現在の状況やお困りごと、希望する活動内容などを丁寧にヒアリングします。
ご依頼の目的を明確にすることで、必要な作業を整理し、より効率的な業務内容をご提案できるようにします。

●要望確認でお聞きする主な内容

・現在抱えている課題
・ご依頼を希望する具体的な業務
・活動対象となる地域
・活動する人数や規模
・希望する活動期間
・希望する開始時期
・優先して対応したい地域や業務
・依頼者様が自ら行う業務
・選挙ドットウィンに任せたい業務
・活動に関するご希望や条件
・予算や費用に関するご希望

特に重要なのは、「何をするか」だけではなく、「なぜその業務を依頼するのか」という目的を共有することです。
目的を共有することで、単純な作業代行にとどまらず、地域での活動をどのように進めるかという視点から、より具体的な業務内容を組み立てることができます。
また、ご依頼内容によっては、活動時期や方法などについて、関係法令を踏まえた確認が必要となる場合があります。
選挙ドットウィンでは、依頼者様のご要望を尊重しながら、適正な活動となるよう内容を確認したうえで、次の見積り作成へ進みます。

(3) 見積提出

◎ヒアリングした内容をもとに、具体的なお見積りをご提出します

ご要望の確認が完了したら、ヒアリングした内容をもとに、業務内容と費用を整理し、お見積りをご提出します。
選挙・政治活動に関する業務は、活動地域の広さ、対象となる件数、作業量、必要な人員、活動期間などによって、必要となる費用が大きく異なる場合があります。
そのため、選挙ドットウィンでは、ご依頼内容を具体的な業務単位に整理し、どのような作業をどの範囲まで行うのかを確認したうえで、お見積りを作成します。
お見積りでは、可能な限り「何にいくらかかるのか」が分かるように、業務内容と費用を明確にします。

●お見積りで確認いただく主な内容

・業務内容
・業務の実施範囲
・活動対象地域
・予定する作業量
・必要な人員
・業務実施期間
・業務開始予定日
・料金
・必要経費の取り扱い
・その他の条件
・お支払い条件

お見積りをご確認いただいた後、ご不明な点や変更したい内容がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
「この地域を追加したい」
「この業務は自分たちで行う」
「この部分だけ依頼したい」
「予算に合わせて業務内容を調整したい」
といったご相談にも、可能な範囲で対応いたします。
業務内容と費用について双方の認識を合わせ、納得いただいたうえで契約手続きへ進みます。

(4) 契約締結

◎業務内容と条件を双方で確認し、正式にご契約いただきます

お見積りの内容にご納得いただき、正式にご依頼いただく場合は、契約手続きを行います。
契約の際には、事前説明やヒアリング、お見積りで確認した内容をもとに、業務の範囲や実施条件などを双方で確認します。
業務委託においては、「どこまでが依頼範囲なのか」「いつからいつまで実施するのか」「どのような方法で進めるのか」といった事項を明確にしておくことが重要です。
そのため、選挙ドットウィンでは、契約前に業務内容をできるだけ明確にし、依頼者様と選挙ドットウィンの双方が共通認識を持った状態で業務を開始できるようにします。

●契約時に確認する主な内容

・委託する業務内容
・業務の実施範囲
・活動地域
・業務期間
・業務開始時期
・料金および支払い条件
・双方の役割分担
・必要な資料や情報
・連絡方法
・進捗確認の方法
・業務上の注意事項
・その他の契約条件

契約内容をご確認いただき、双方の合意が成立した時点で正式なご依頼となります。
選挙ドットウィンでは、口頭での認識だけに頼るのではなく、契約内容を明確にすることで、安心して業務を進められる環境づくりを大切にしています。
また、選挙・政治活動に関する業務については、契約内容だけでなく、実際の活動が関係法令に沿ったものとなるよう、業務内容を適切に確認しながら進めます。

(5) 入金確認

◎ご契約内容に基づくご入金を確認します

契約締結後、契約内容に基づいて所定の費用をお支払いいただきます。
選挙ドットウィンでは、ご入金を確認した後、業務開始に向けた具体的な準備を進めます。
入金確認後には、実際の業務を開始するために必要となる資料、データ、活動エリア、連絡先、スケジュールなどを改めて確認し、業務開始に向けた最終準備を行います。

●入金確認後に行う主な準備

・ご入金の確認
・契約内容の最終確認
・業務開始日の確認
・活動エリアの確認
・必要資料の受け取り
・必要なデータや情報の確認
・担当者間の情報共有
・業務スケジュールの確認
・活動方法の確認
・現場対応に必要な準備

特に、ポスター掲示支援や地域活動など、現場での対応が必要な業務については、事前に必要な情報を整理しておくことが重要です。
依頼者様から必要な資料や情報をご提供いただき、選挙ドットウィン側でも業務実施に必要な準備を整えます。
ご入金と必要情報の確認が完了しましたら、いよいよ実際の業務を開始します。

(6) 稼働開始

◎事前に確認した業務内容に基づき、実際の活動を開始します

準備が整いましたら、契約内容および事前に確認した業務計画に基づき、選挙ドットウィンのスタッフが業務を開始します。
実際の活動では、事前に決定した活動地域や作業範囲、スケジュールなどをもとに、計画的に業務を進めます。
ドブ板活動やポスター掲示支援などの現場業務では、実際に地域へ入って活動することで、事前の計画だけでは分からなかった状況が見えてくる場合もあります。
そのため、現場の状況を確認しながら、必要に応じて依頼者様と情報を共有し、業務を適切に進めていきます。

●稼働開始後に行う主な業務

・計画に基づく現地活動
・ポスター掲示に関する支援
・地域へのあいさつ活動
・ドブ板活動に関するサポート
・ポスティング等の依頼業務
・活動エリアの確認
・現場状況の確認
・作業状況の記録
・問題や課題の把握
・依頼者様への情報共有

選挙ドットウィンでは、単に「依頼された作業をこなす」だけではなく、現場で発生するさまざまな状況を確認しながら、契約内容に沿って業務を進めます。
なお、政治活動・選挙活動に関する業務については、活動の時期や内容によって適用されるルールが異なる場合があるため、関係法令を遵守し、適正な範囲で業務を実施します。

(7) 進捗報告

◎業務の進捗内容を確認し、依頼者様へ報告します

●進捗報告でお伝えする主な内容

■選挙ドットウィンの7ステップ

1．事前説明

サービス内容や業務の進め方、対応可能な範囲などをご説明します。

↓

2．要望確認

依頼者様の現在の状況や課題、ご希望の業務内容を詳しくお聞きします。

↓

3．見積提出

ヒアリングした内容をもとに、業務内容と費用を整理してお見積りをご提出します。

↓

4．契約締結

業務内容や実施範囲、期間、料金などを確認し、正式に契約を締結します。

↓

5．入金確認

契約内容に基づくご入金を確認し、業務開始に必要な準備を進めます。

↓

6．稼働開始

事前に確認した計画と契約内容に基づき、実際の業務を開始します。

↓

7．進捗報告

業務の実施状況や進捗、現場で確認した内容などを依頼者様へ報告します。

「依頼してよかった」と思っていただける活動支援を目指して

選挙ドットウィンでは、単にサービスを提供するだけではなく、依頼者様が本来集中すべき活動に専念できるよう、現場で必要となる業務をサポートすることを大切にしています。
選挙や政治活動では、候補者本人が地域の皆様と直接向き合うことが重要である一方、活動を支えるためには、ポスター掲示、地域へのあいさつ、情報整理、現場対応など、多くの時間と労力を必要とする業務があります。
選挙ドットウィンは、こうした活動を支えるパートナーとして、事前のご相談から業務終了まで、依頼者様と情報を共有しながら一つひとつの業務を進めていきます。
「自分たちだけでは人手が足りない」
「地域での活動をもっと強化したい」
「現場の業務を誰かに任せたい」
「限られた時間を、より重要な活動に使いたい」
このようなお悩みがございましたら、まずはお気軽にご相談ください。
ご依頼内容を丁寧に確認したうえで、選挙ドットウィンとしてお力になれる方法をご提案いたします。